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07/10/2021 – AVISO – SUBSTITUÇÃO DE CONTRATOS PARA OCULTAÇÃO DE DADOS PESSOAIS E REGULARIZAÇÃO DE REGISTOS PARA O CUMPRIMENTO DA LEGISLAÇÃO EM VIGOR DO RGPD:
1. O que são dados pessoais
De acordo com o Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, que entrou em vigor no dia 25 de maio de 2018, «Dados pessoais» é a “informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável («titular dos dados»);
É considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular;”
Alerta-se para o facto da necessidade de salvaguarda dos dados pessoais, sendo que, de acordo com o artigo 27.º da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto (Assegura a execução, na ordem jurídica nacional, do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados), referir que na contratação pública, sempre que seja necessário publicitar dados pessoais, como é o caso da publicitação do contrato no Portal BASE, “(…) não devem ser publicados outros dados pessoais para além do nome, sempre que este seja suficiente para garantir a identificação do contraente público e do cocontratante”.
Para mais informações consulte https://www.base.gov.pt/Base4/pt/perguntas-frequentes/ – dados pessoais FAQ 3.11
2. Quais são os dados pessoais que devo manter no contrato?
O nome do contraente público e do cocontratante devem ser considerados como dados a manter, bem como a assinatura.
Devem ser retirados os dados dos números de contribuinte e cartão do cidadão, bem como o nome do gestor de contrato e códigos de acesso à Certidão Permanente.
No caso de assinatura eletrónica deve ocultar outro dado pessoal que exista para além do nome (exemplo n.º do cartão do cidadão).
Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto
Artigo 27.º
Publicação de dados no âmbito da contratação pública
No âmbito da contratação pública, e caso seja necessária a publicação de dados pessoais, não devem ser publicados outros dados pessoais para além do nome, sempre que este seja suficiente para garantir a identificação do contraente público e do cocontratante.
3. Os dados das pessoas coletivas estão abrangidos pelo RGPD?
Não. O RGPD não abrange o tratamento de dados pessoais relativos a pessoas coletivas, em especial a empresas estabelecidas enquanto pessoas coletivas, incluindo a denominação, a forma jurídica e os contactos da pessoa coletiva.
Consulte: https://eurlex.europa.eu/legalcontent/PT/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
4. Quem expurga os dados pessoais dos contratos e das modificações contratuais e quem os substitui no Portal BASE?
Um utilizador representante da entidade adjudicante (registado no Portal BASE através da credenciação da INCM).
Conforme decorre dos nºs 5 e 6 do artigo 12º da Portaria 57/2018, de 26 de fevereiro “A informação constante do Portal BASE é da exclusiva responsabilidade das entidades adjudicantes, não podendo a entidade gestora do portal substituir-se às mesmas”, e “é da inteira responsabilidade das entidades adjudicantes o cumprimento das normas nacionais e comunitárias referentes à proteção de dados pessoais”. Esta previsão manteve-se inalterada na Portaria n.º 284/2019, de 2 de setembro.
5. Qualquer utilizador pode substituir um contrato e uma modificação contratual?
Desde que o utilizador represente a entidade, pode substituir um contrato carregado por si ou outro utilizador.
6. Como devo substituir um contrato ou uma modificação contratual?
Informamos que para proceder à alteração de ficheiros de contratos já submetidos no Portal BASE e careçam de alterações deve proceder da seguinte forma:
Alteração de ficheiros na área do Relatório de Formação de Contrato:
1. Aceder ao menu procedimentos> listagem> pesquisar procedimento
2. Aceder ao procedimento
3. Clicar no separador “Relatórios”;
4. Clicar na linha do detalhe do relatório de formação do contrato pretendido;
5. Clicar em pedido de alteração no canto superior esquerdo;
6. Selecionar a opção pedido de retificação;
7. Selecionar apenas o campo contrato;
8. Submeter Pedido com a Fundamentação para o pedido (obrigatório): RGPD
Alteração de ficheiros na área da Modificação Contratual:
1. Aceder ao menu procedimentos> listagem> pesquisar procedimento
2. Aceder ao procedimento
3. Clicar no separador “Relatórios”;
4. Clicar na linha do detalhe da modificação contratual pretendida;
5. Clicar em pedido de alteração no canto superior esquerdo;
6. Selecionar a opção pedido de retificação;
7. Selecionar apenas o campo contrato;
8. Submeter Pedido com a Fundamentação para o pedido (obrigatório): RGPD
Informamos que irá receber um email de submissão do pedido e resposta a autorizar a alteração.
Deve voltar a aceder ao local do registo dos dados no separador “Relatórios” e clicar novamente no bloco de dados a corrigir.
Terá a opção editar que deve selecionar.
De seguida substitua o documento anexo por outro.
Relembramos que dispõe de 10 dias para executar a operação após o pedido ser autorizado, sendo que findo este prazo o pedido será cancelado.
Sequência de ecrãs:
7. Qual é o tipo de documento que devo anexar?
O Portal BASE só aceita documentos em formato PDF, até 10 MB e apenas um único ficheiro.
8. Como devo garantir que os dados pessoais que expurguei não são visíveis?
Reiteramos a anterior comunicação de junho sobre esta matéria. Será enviada posteriormente uma sugestão técnica “como realizar em PDF a ocultação de dados” que pressupõe a posterior impressão no mesmo formato após retirada dos dados e sem o texto estar visível.
9. Como posso consultar todos os contratos da minha entidade?
Deve aceder ao separador contratos> pesquisa e selecionar a opção de filtro data de celebração do contrato.
Pode introduzir a data pretendida para visualizar todos os resultados desse período.
Se pretende uma lista dos contratos que tem PDF anexo, deve utilizar o filtro da pesquisa “RFC/MC com contratos”
10. Para onde envio as listagens indicada no email do dia 04-10-2021 – Violação de dados pessoais no âmbito dos contratos públicos?
Uma vez que o Portal BASE dispõe de ferramentas de listagem dos pedidos de alteração, desde que os mesmos sejam identificados com o motivo RGPD, a entidade caso assim o entenda, não necessita de enviar listagens.
É necessário contudo enviar o email de conclusão de substituição dos contratos e modificações contratuais, no final de cada etapa temporal indicada no email do 04-10- 2021.
Deve enviar para o email do dados.ccp@base.gov.pt, pelo DPO ou responsável máximo da entidade, com o assunto: RGPD – confirmação de substituição de contrato ou modificação contratual – Fase X
11. Até quando posso enviar os pedidos de alteração?
- Fase 1 – contratos publicados de 01/01/2020 até à data, num prazo de 10 dias úteis – até 19/10/2021;
- Fase 2 – contratos publicados de 01/01/2018 até 31/12/2019, num prazo de 15 dias úteis, após o término do prazo anterior – até 10/11/2021;
- Fase 3 – contratos publicados de 01/01/2013 até 31/12/2017, num prazo de 20 dias úteis, após o término do prazo anterior – 10/12/2021
12. Qual é o prazo para enviar o email de confirmação da substituição dos contratos e modificações contratuais?
Até dez dias uteis após terminarem os prazos para a substituição.
Ou seja, deve enviar um único email por cada uma das fases indicando que substituiu todos os contratos.
13. E se não tiver nenhum contrato para corrigir?
Após confirmação que não tem contratos com dados pessoais a expurgar, deve enviar um email para o dados.ccp@base.gov.pt pelo DPO ou responsável máximo da entidade, com o assunto: RGPD – confirmação de inexistência de contrato ou modificação contratual com dados pessoais.
14. Porque tenho de substituir os contratos com dada anterior a Maio de 2018?
Mesmo antes da entrada em vigor do RGPD, a expurgação do dados pessoais era obrigatória por parte das entidades adjudicantes detentoras dessas dados, conforme decorria da alínea b) do n.º 2 do artigo 4º da Portaria n.º 701-F/2008, de 29 de julho, na versão dada pela Portaria n.º 85/2013, de 27 de fevereiro (portaria que regulava a constituição, funcionamento e gestão do portal BASE), segundo o qual era obrigatória a publicação dos contratos, respetivos anexos e eventuais aditamentos, com exceção “(…) das informações que digam respeito a dados pessoais, cuja divulgação se encontre regulada pela legislação relativa à respetiva proteção”
15. Procedimentos herdados de outras entidades. Posso substituir o contrato?
Se já fez o pedido de herança do procedimento para a sua entidade pode aceder ao contrato e substitui-lo. Caso não tenha feito o pedido de herança deve submete-lo de imediato ao suporte do Portal BASE, através de email.
Para mais informações consulte:
https://www.base.gov.pt/Base4/pt/perguntasfrequentes/ – dados pessoais FAQ 3.11
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